Die drei I oder: Als Team im Homeoffice – Tricks und Tipps
Psychosoziale Funktionen der Arbeit
Die Erwerbsarbeit dient nicht nur dazu, den Lebensunterhalt zu bestreiten und in die Gesellschaft integriert zu sein. Zur Arbeit gehören auch wichtige psychosoziale Funktionen, wie die Strukturierung der Zeit, soziale Anerkennung, das Erleben persönlicher Kompetenz, menschlicher Kontakt und auch die Etablierung einer persönlichen Identität (beispielhaft in dem Satz verdichtet: “ich bin [Beruf”. Diese psychosozialen Funktionen sind wichtig, und sollten möglichst auch im Home-Office erhalten bleiben, zum Beispiel durch Videokonferenzen und Tagesziele.
Bedeutung von Tagesstruktur
Die Tagesstruktur ist wichtig für ein funktionierendes Zeit- und Selbstmanagement sowie effektives Arbeiten. Hierzu gehört, sich feste Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben zu suchen und gerade bei komplexen Aufgaben auch möglichst ungestört zu arbeiten. Ebenso sind wir Menschen in starkem Maße Gewohnheitstiere. Gewohnheiten geben Sicherheit und Halt, was in einer solchen Krisensituation wichtig ist. Mit Kindern erscheint dies schwierig, läßt sich aber trotzdem versuchen, denn auch Kindern hilft Struktur.
To do, to love und have done
Eine to-do-Liste ist ein guter und solider Anfang für das Arbeiten im Home-Office. Fest definierte Tagesaufgaben, am besten mit entsprechender Priorisierung (A= sehr wichtig, B= mittelmäßig wichtig C= nicht so wichtig) hilft bei der Selbststrukturierung. Jedoch sollte das Leben nicht nur aus einem Müssen bestehen, weshalb eine to-love Liste darunter sehr sinnvoll ist. Hier werden 2-3 Dinge notiert, die wir bewusst machen wollen und die schön sind. Am Ende des Tages eine have-Done-Liste macht Sinn, um den Leistungsstolz zu aktivieren und zu erleben, was man alles geschafft hat.
Sinnvoller Softwareeinsatz
Wichtig ist, dass die Software zu ihrem Team und ihren Bedürfnissen passt, von allen verstanden wird und am besten erst einmal an Übungsaufgaben getestet wird, bevor sie sich realen Aufgaben zuwenden. Ob Microsoft Teams, GoogleHangouts, Skype, Trello, Slack oder als Videokonferenzsoftware Zoom oder GotoWebinar ist nicht entscheidend. Entscheidend ist, sich gemeinsam auf eine Software zu einigen, diese dann immer wieder zu nutzen (so genanntes training-on-the-job) sowie ihren Einsatz immer mal wieder zu reflektieren.
Rituale für Online-Meetings
Beim virtuellen Arbeiten sinkt der direkte Kontakt miteinander, das heißt die Beziehungen untereinander werden schwächer. Ein “Wie geht’s? Was machen die Kinder?” ist via Mail, Messenger oder auch in der Onlinekonferenz nicht so einfach wie in der Büroküche. Wir Menschen sind aber soziale Wesen und brauchen das.
Online-Meetings wiederum leiden darunter, dass
- die Ablenkungsgefahr sehr groß ist, weil alle das elektronische Gerät ja eh nutzen und da die nächste Mail aufblinkt
- der direkte Kontakt reduziert ist, selbst bei einer Videokonferenz
- Beiträge etwas zeitversetzt kommen
Was hilft? Rituale, Fokus, Abwechslung im Meeting, Beziehungspflege und Motivation.
Rituale klingt nach Gegenteil von Abwechslung? Nicht unbedingt. Wenn sie Rituale entwickeln wie Ankommen, Agenda, Themen, Schönes am Ende. Dann haben Sie eine kontinuierliche Struktur, die in sich Abwechslung verspricht. Fokus bedeutet, sich wirklich zu konzentrieren. Wie stellen Sie das sicher? Zum Beispiel beim Ankommen: Jede Person erzählt kurz, wie es ihr geht und welche Anwendungen sie ausgeschaltet hat, um jetzt voll beim Meeting zu sein. Im echten Meeting würden alle ihre Handys weglegen oder ausschalten, online sagen wir das eben.
Sie brauchen zudem Regeln für Redebeiträge: Haben sie eine Moderation, werden Redebeiträge per Handzeichen angekündigt und dann per Moderation zugewiesen?
Wie umgehen mit der Angst und dem Frust? Lassen Sie das Schöne nicht zu kurz kommen. Unser Gehirn ist schon eh sehr auf Krise fokussiert, helfen Sie sich und Ihrem Team da raus. Lassen Sie jede Person teilen, was schön ist, was sie gemeistert hat, welche Herausforderung toll ist. Das können Sie am Anfang beim Ankommen, in der Mitte machen und sie sollten etwas positives am Ende teilen lassen, damit sie sich gegenseitig motivieren.
Die Drei I sicherstellen: Informationsfluss und Inspiration und Ideen:
Warum gibt es eigentlich Büros und Treffen? Drei Gründe: Leute, die in einer Organisation zusammenarbeiten haben kürzere Wege und können so Informationen austauschen. Dabei arbeiten sie gemeinsam an Problemen, inspirieren sich und so kommt Ihre Organisation oder Unternehmen auf neue Ideen und Produkte. Dazu gehören aber auch die informellen Treffen: Die Büroküche, das Mittagessen und sich auf dem Flur begegnen.
Das fehlt im Homeoffice, dass sich die Buchhaltung mal zufällig mit dem Marketing trifft und dabei zufällig auffällt, das beide am selben Problem arbeiten und einer schon eine Lösung dafür hat.
Folge: Stellen Sie auch das sicher, dass sich Leute Abteilungsübergreifend treffen und austauschen. Wie? Drei Ideen: 1. Entweder indem eine Führungskraft vorgibt, wer mal mit wem spricht oder 2. Indem Sie das im Team bestimmen und 3. Sie sollten das Teil ihrer gemeinsamen Online Meetings machen: Neues von anderen.
Aufgaben für die Führungskraft
Es gibt viele Theorien und Modelle, welche die Aufgaben einer Führungskraft beschreiben und definieren. Wir halten das Führungsrad nach Malik für ein sehr gangbares Modell, welches als Aufgaben die Zielsetzung, die Organisation, das Entscheiden, die Kontrolle sowie die Förderung von Menschen definiert. Dies wiederum lässt sich realisieren, indem Tages- oder Wochenaufgaben definiert, Zuständigkeiten verteilt und deren Erfüllung auch entsprechend betrachtet wird. Die Führungskraft sollte ihre Entscheidungen transparent und klar kommunizieren und gerade in dieser Zeit gut überlegen, welche Weiterbildungen für die Mitarbeitenden gerade sehr sinnvoll sind. Gerade die Digitalkompetenzen lassen sich in dieser erzwungenen Präsenzpause stärken.
Aufgaben für Teammitglieder
Die wichtigste Aufgabe für Teammitglieder ist es, tatsächlich konzentriert dabei zu sein und sich kurz zu fassen und auf den Punkt zu kommen. Bestimmte Dinge, die gemeinsam besprochen werden können, sollten vorbereitet werden, um über konkrete Sachverhalte zu sprechen. Hierbei gilt natürlich, die Nettiquette zu bewahren, die auch real gilt.
Am Ende des Tages:
Werten Sie aus, was sie heute geschafft haben und schauen Sie, was morgen dran ist.
Es ist nicht schlimm, nicht alles zu schaffen; im Gegenteil, dadurch lernen wir.
Das heißt 3 Schritte:
- Rückschau
- Aufgaben aufschreiben
- Priorisieren für den nächsten Tag
Unser Tipp: Planen Sie auch etwas ein, worauf Sie sich freuen.